کاربرد استفاده از روش سیمپلکس در حل مسائل کاری
سبک زندگی › کار و تجارت
- 97/10/22
فرایندهای جامعی مانند سیمپلکس وجود دارد که گام های دقیقتری را در حل موثرتر یک مشکل ارائه میدهد. سیمپلکس یک فرایند هشت مرحله ای است: پیدا کردن مشکل، کشف واقعیات، تعریف مسئله، یافتن ایده ها، انتخاب و ارزیابی، برنامه ریزی، به اشتراک گذاری ایده، و اجرا. این گام ها چرخه ای از حل مسئله را ایجاد میکنند که به طور مستمر سازمان شما را بهبود میبخشد. استفاده از ابزارها و تکنیک های محقق وثابت شده در بهبود روش حل مشکلات موجود و مشکلات بالقوه کمک بسزایی در مهارت حل مسئله به شما خواهد کرد. با استفاده از این تکنیک ها موفقیت بیشتری در حل مسائل داشته و بنابراین در کاری که انجام میدهید نیزموفق تر خواهید بود. همچنین در محیط کار خود به عنوان فردی توانمند شناخته خواهید شد که میتواند شرایط دشوار را در روشی عاقلانه و مثبت اداره کند.مرحله اول : معمولا پیدا کردن مسئلهای درست برای حل کردن، دشوار‌ترین بخش یک فرایند خلاقانه است.درنتیجه نخستین گام در استفاده از فرایند سیمپلکس، انجام آن است. زمانی که مسئلهای وجود دارد، شما فرصت‌هایی برای تغییر و بهبود در اختیار خواهید داشت. این موضوع پیدا کردن مسئله را به یک توانایی بسیار ارزشمند تبدیل میکند. مبرخی از مشکلات بسیار واضح هستند، درحالیکه برخی دیگر به راحتی قابل تشخیص نبوده و ریشه در علل متعدد دارند. به عنوان بخشی از یک فرایند موثر و کارامد حل مسئله، باید به طور فعال به دنبال مشکلات بالقوه باشید حتی اگر همه چیز خوب و طبق روال باشد. استفاده از مهارت های حل مسئله فعال در پیشگیری از روی دادن شرایط اضطراری سودمند بوده و در صورت بروز نیز کمک میکند تا آرام بوده و شرایط را تحت کنترل داشته باشید. برای انجام این کار تکنیک های متعددی وجود دارد ازجمله: آنالیز PEST که در اعمال تغییرات مستلزم توجه کمک کرده و این اطمینان را به وجود می اورد که تغییرات در راستای نیازهای مشتری و بازار است. تجزیه و تحلیل ریسک در شناسایی خطرات قابل توجه کسب وکار کمک میکند. تجزیه تحلیل حالات و اثرات عدم موفقیت FMEA نیز در شناسایی نقاط احتمالی عدم موفقیت و شکست در فرایند کسب وکار کمک میکند، بنابراین میتوان قبل از بروز مشکلات آنها را تعیین کرده و حل نمود.
مرحله دوم : پیدا کردن شواهد. باید کاملا بفهمید که افراد متفاوت چه درکی از وضعیت دارند.داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنید تا بفهمید که آیا واقعا مسئلهای وجود دارد.بهترین ایده‌های رقبای خود را کشف کنید.نیاز مشتریان را با جزئیات بیشتری بفهمید.راه‌حل‌های امتحان‌شده را کشف کنید.درک خوبی از هر کدام از فرایند‌ها، اجزاء، خدمات یا تکنولوژی‌هایی که ممکن است بخواهید از آنها استفاده کنید، به دست آورید.مطمئن شوید که تلاش‌تان برای حل مسئله، ارزش هزینه‌ای را که برای حل آن می‌کنید، دارد.شما میتوانید با استفاده از حقیقت‌یابیِ کارآمد، دید خود را نسبت به وضع موجود تأیید کنید و مطمئن شوید که تمامی حل مسئله‌‌های آینده بر اساس دید دقیقی که از واقعیت دارید، انجام خواهند شد.پس از آشنایی با فرایند و مهارت حل مسئله و شناسایی یک مشکل نیاز به اطلاعات دارید. اطلاعاتی مانند اینکه چه عواملی در مشکل دخیل هستند؟ چه افرادی با آن در ارتباط بوده یا تحت تاثیر آن قرار میگیرند؟ چه راه حل هایی قبلا امتحان شده و چه نتایجی از آنها حاصل شده است؟ نظر سایرین در مورد مشکل چیست؟ با به کاربری اطلاعات ناقصی که مبنی بر فرضیات و دیدگاه های محدود است، ریسک بزرگی را متحمل میشوید. بنابراین باید مطمعن بود که مشکل به طور کامل مورد بررسی قرار گرفته است.
مرحله سوم: تعریف مسئله. زمانی که به این مرحله می‌رسید، باید به‌طور تقریبی بدانید که مسئله چیست و فهم خوبی از شواهدی که به آن مرتبط هستند، داشته باشید.در اینجا باید به‌طور دقیق مسئله یا مسائلی را که می‌خواهید حل کنید، تشخیص دهید.مهم است که مسئله را در سطح درستی حل کنید. اگر پرسش‌هایی مطرح کنید که زیادی کلی باشند، پس از شناخت کامل مشکل باید به دقت و به طور کامل آن را تعریف کرد. نوشتن تعریفی روشن و دقیق از مسئله باعث میشود تا مرزهای خاصی را برای مشکل تعیین نمایید. این کار از رشد بیش ازحد دامنه مشکل جلوگیری کرده و کمک میکند تا تمرکز خود را بر روی مسائل اساسی حفظ کنید. یک ابزار عالی برای استفاده در این مرحله CATWOE نام دارد. در این فرایند مشکلات بالقوه را از طریق بررسی آنها از شش جنبه میتوان تجزیه و تحلیل نمود: مشتریان، افراد درون سازمان، تحول، فرایند کسب و کار، جهان بینی، مالک و محیط سازمانی گسترده تر. با نگریستن به یک مشکل از این ابعاد میتوان به ذهنی باز رسیده و تعریفی جامع تر و دقیق تر از آن ارائه داد. آنالیز علت و معلول ابزار مناسب دیگر جهت استفاده در این بخش است و کمک میکند تا در مورد عوامل مختلف بسیاری که در یک مشکل دخیل هستند بیاندیشیم. این ابزار در تفکیک علائم یک مشکل از دلایل و ریشه های اصلی آن بسیار سودمند است.
مرحله چهارم : پیدا کردن ایده. مرحله‌ی بعد این است که تا جای ممکن ایده‌هایی برای حل مسئله پیدا کنید.راه‌های انجام این کار شامل پرسیدن نظر دیگران، استفاده از تکنیک های خلاقیت و طوفان فکری است. همچنین باید تلاش کنید تا از دیدگاه‌های مختلف به مسئله نگاه کنید. تکنیکی مانند ماتریس چارچوب‌بندی مجدد میتواند به این کار کمک کند.در این مرحله ایده‌ها را ارزیابی یا نقد نکنید. به جای آن تنها روی تولید ایده‌ها تمرکز کنید. به یاد داشته باشید که ایده‌های بی‌طرف معمولا می‌توانند ایده‌های خوب را تحریک کنند!با داشتن تعریفی روشن از مسئله باید شروع به خلق ایده ها برای یک راه حل نمود. نکته اصلی در اینجا انعطاف پذیری در روش رویارویی با یک مشکل است. باید از ابعاد و دیدگاه های مختلف به مسئله نگاه کرد. جستجوی الگو یا عناصر مشترک در بخش های مختلف مشکل کمک میکند. همچنین برای آنالیز یک مشکل میتوان از شباهت ها و تفاوت ها استفاده کرده و بر اساس شباهت های موجود راه حل های مختلف را ارزیابی نمود. "بمباران ذهنی یا ذهن انگیزی" نیز در این مرحله سودمند است. با صرف زمان برای خلق طیفی از راه حل های ابتکارانه و خلاق برای مشکل، به طور چشمگیری احتمال یافتن بهترین راه حل را افزایش خواهید داد. هنگام نیاز و باتوجه به شرایط میتوانید از دیدگاه و نظرات دیگران استفاده کرده و ایده ها را گسترش دهید.
مرحله پنجم: انتخاب و ارزیابی.هنگامی که چند راه‌حلِ ممکن برای مسئله‌ی خود داشتید، زمان آن رسیده است که بهترین آنها را انتخاب کنید.ممکن است که بهترین راه‌حل آشکار باشد، اما اگر چنین نیست، به معیارهایی فکر کنید که می‌خواهید برای انتخاب بهترین ایده از آنها استفاده کنید. دوره اصول تصمیم گیری تعدادی از روش‌های خوب را برای این کار، فراهم کرده است. به‌ویژه تکنیک‌هایی مثل درخت تصمیم گیری و تجزیه و تحلیل نقطه کور ابزارهای بسیار مفیدی در این زمینه هستند.زمانی که ایده‌ای را انتخاب کردید، تا حد ممکن آن را توسعه دهید. سپس بسیار ضروری است که ایده‌ی خود را ارزیابی کنید تا ببینید که آیا به اندازه‌ی کافی برای استفاده خوب است یا خیر. در اینجا بسیار مهم است که تحت تاثیر شهود و احساسات درونی‌تان قرار نگیرید.پس از یافتن ایده ها احتمالا گزینه های بسیاری وجود خواهد داشت که باید مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرند. البته تعیین راه حل های خوب بدون معیار و ملاکی مناسب برای سنجش آنها احتمال حذف و از دست دادن گزینه ای را که پتانسیل واقعی یک راه حل خوب را دارد، بسیار افزایش میدهد. تصمیم بگیرید که چه عناصری برای یک راه حل واقع بینانه و عملی لازم است و معیار این تصمیم گیری را در انتخاب راه حل های بالقوه مشخص کنید. آنالیز مقایسه جفتی، آنالیز ماتریس تصمیم گیری و تجزیه تحلیل ریسک ها تکنیک های سودمند این مرحله از مهارت های حل مسئله هستند.
مرحله ششم : برنامه‌ریزی. هنگامی که ایده را انتخاب کردید و مطمئن شدید که ایده‌ی شما ارزشمند است، زمان آن رسیده است که برای پیاده‌سازی آن برنامه ریزی کنید.طرح‌های عمل به شما کمک می‌کنندکه پروژه‌های ساده را مدیریت کنید – این برنامه‌ها مشخص میکنند که چه کسی، چه چیزی، کی، کجا، چرا و چگونه کار را به سرانجام برساند. استفاده از تکنیک های مدیریت پروژه برای پروژه‌های بزرگتر ارزشمند است. شما میتوانید با استفاده از این تکنیک‌ها، پروژه‌‌هایتان را به شکلی کارا، موفق و در زمان‌بندی معقول اجرایی کنید. در جایی که پیاده‌سازی شما بر افراد یا گروه‌هایی از افراد تأثیر می‌گذارد، بد نیست که به مدیریت تغییر فکر کنید. توجه به این موضوع به شما کمک میکند تا مطمئن شوید که مردم به جای مخالفت یا کنسل کردن پروژه‌ی شما، از آن حمایت میکنند.احتمال دارد به این فکر کنید که انتخاب یک راه حل پایان فرایند حل مسئله است، ولی در حقیقت شروع فاز بعدی یعنی مرحله اجرا در مهارت های حل مسئله بوده که مستلزم آمادگی و برنامه ریزی فراوان است. اگر تحلیلی کامل از خطرات و ریسک های بالقوه را در مرحله ارزیابی انجام نداده اید، در این مرحله باید انجام دهید. نوع برنامه ریزی که باید انجام دهید بستگی به اندازه پیاده سازی پروژه ای که باید راه اندازی شود دارد. برای پروژه های کوچکتر به برنامه ریزی در مقیاس کوچک نیاز دارید تا اقدامات لازم برای انجام تعیین شود. پروژه های بزرگتر مستلزم رویکردهای پیچیده تر هستند که در بخش مدیریت پروژه به انها اشاره شده است.
مرحله هفتم : فروش ایده. اکنون باید این ایده را به کسانی که باید از آن حمایت کنند بفروشید. این افراد می‌توانند شامل رئیس شما، سرمایه‌گذار و ذی‌نفعان دیگری باشد که در پروژه درگیر هستند. در هنگام فروش ایده نه تنها باید بر توانایی‌های عملی آن اشاره کنید، بلکه مواردی مانند سیاست‌های داخلی، ترس پنهان از تغییر و چیزهایی از این قبیل را نیز، مطرح کنید.به عنوان بخشی از فرایند برنامه ریزی باید سایر افراد حاضر در فرایند را متقاعد کنید که راه حل انتخابی بهترین گزینه ممکن است. از اینرو باید تمام عواقب و پیامدها را مدنظر قرار دهید. هنگام به اشتراک گذاری طرح خود با سایرین به دقت به پیشنهادها و نظرات گوش فرا داده و تغییرات یا اصلاحات لازم را انجام دهید. راه حل کلی هرچه بیشتر بتواند نیازهای تمام افراد را براورده کند، تاثیر مثبت بیشتری نیز خواهد داشت.
مرحله هشتم : عمل. در نهایت پس از انجام تمامی این خلاقیت ها و آماده‌سازی‌ها، زمان عمل فرا میرسد.اینجا، جایی است که دستمزد تمام کارهای دقیق و برنامه ریزی ها پرداخت میشود. اگر مشغول پیاده‌سازی تغییر یا پروژه‌‌ای بزرگ هستید، ممکن است بخواهید تا توانایی‌هایی مدیریت تغییرتان را بازبینی کنید و مطمئن شوید که فرایند به‌آرامی پیاده‌سازی میشود.در نهایت پس از انجام تمام کارهای لازم و رسیدن به راه حل مطلوب زمان مرحله اجرا و پیاده سازی است. این مرحله از مهارت های حل مسئله بخش هیجان انگیز و با ارزش از فرایند حل مسئله است که باعث ارزشمند شدن کل فرایند میگردد. این مرحله عملیاتی نوعی پایان و نوعی اغاز به حساب می اید. زمانیکه اجرای طرح تکمیل شد زمان ورود به چرخه بعدی از طریق حل مسئله و شروع مرحله تجسس میرسد. با انجام اینکار نظاره گر پیشرفت مداوم سازمان خود به سمت اینده ای ایده ال خواهید بود.
