نکاتی در مورد مدیریت بهتر کارمندان دورکار
سبک زندگی › کار و تجارت
- 97/09/04
دورکاری به یکی از روش های توسعه یافته عصر ما تبدیل شده و شرکت ها روز به روز اعتماد خود را به افراد دورکار و دورکاری افزایش می دهند. به دلایلی هزینه های کارکنان دور کار کمتر از حضورکاران است برای همین شرکت ها برای بهره وری بیشتر در جستجوی چنین افرادی هستند. مدیریت یک تیم دورکار چالش‌های زیادی دارد اما اگر به درستی انجام شود بهره‌وری آن حتی از یک تیم کاری حضوری نیز بیشتر خواهد بود. استخدام مناسب‌ترین افراد، تعریف دقیق نحوه‌ی کار، برقراری ارتباط با کارمندان و زیر نظر داشتن آنها وظایف مدیر یک تیم دورکار است.مدیران برای مدیریت تیم های خود با چالش های فراوانی روبرو می شوند مخصوصا اگر کارکنان شرکت ها در نقاط مختلف جغرافیایی مشغول کار باشند. مدیریت این نوع کارکنان با کارکنانی که در دفتر به صورت سنتی وظایفی ایفا می نمایند متفاوت می باشد. اگر شرکتی دارید و در فکر تاسیس تیم دورکارید، و به فکر مدیریت صحیح برای رسیدن به اهداف هستید، کلید اساسی این کار داشتن کارکنان مناسب است که به کار خود ایمان داشته باشند و توانایی بهره وری را دارند.
مدیر یک تیم نه تنها باید کیفیت کار کل اعضای تیم را تضمین کند بلکه وظیفه‌ی استخدام نیروهای جدید را نیز برعهده دارد و باید سخت تلاش کند تا احترام و اعتماد آنها را جلب کند. حال تصور کنید مدیریت تیمی که اعضای آن کیلومترها از هم فاصله داشته باشند و در شهر یا حتی کشور دیگری زندگی کنند تا چه اندازه سخت خواهد بود؛ اما پیشرفت تکنولوژی کمک کرده بسیاری از شرکت‌ها بتوانند حتی تا 60 درصد نیروی کار خود را به صورت دورکاری مدیریت کنند. استخدام کارمندان مورد نظر، توضیح دادن نحوه‌ی کار، آشنا کردن آنها با فرهنگ سازمانی شرکت، تعریف کردن پروژه، پیگیری روند و تحویل گرفتن آن از جمله وظایف یک مدیر تیم دورکار است که باید به درستی انجام شود .
وظایف مدیر یک تیم دورکار چیست
وظیفه اصلی مدیر دورکار، داشتن طرح کار واضح است
داشتن طرح کار واضح یکی از اولویت های جدول وظایف مدیر است، و تمرکز اساسی برای هر موفقیت کار می باشد. کسانی که برای کارشان طرح و هدفی ندارند در آینده طعم شکست را خواهند چشید. پس داشتن طرح و نقشه کار برای تیم دورکار یکی از اولویت های مدیریت افراد دورکار خواهد بود.
مهم ترین بخش ساختن یک تیم دورکار منسجم ، استخدام بهترین و مناسب ترین افراد است
انتخاب تیم مناسب . افراد تیم را بر اساس اسنادی که در پروژه های خود جای گذاشته اند انتخاب نمایید. موارد زیادی در انتخاب افراد دورکار موثر است افرادی که کار با کیفیت ارائه می دهند، و وظایف خود را کامل ارائه می دهند می توانند کارکنان دورکار مناسبی باشند. اگر متوجه شدید کارهای شما اضافه می شود بهترین فرد تیم را انتخاب کنید و وظایفی را با نظارت به او محول سازید و در روند کار از او گزارش هایی جهت مثبت پیش بردن کار بخواهید.هنگام مصاحبه با متقاضیان بهتر است سه نکته را در ذهن داشته باشید:
1.داشتن مهارت های لازم و مرتبط با شغل
اگرچه این نکته واضح به نظر می‌رسد اما بسیاری از مدیران آن را نادیده می‌گیرند. اغلب مدیران تنها دنبال شخصی هستند که جای خالی نیروی انسانی مورد نیاز برای کاری را پر کند و به مهارت‌ها یا علاقه‌مندی‌های او توجه چندانی ندارند. درصوتی‌که بعضی کارها تخصصی هستند و بهتر است توسط افراد دارای مهارت انجام شود. در یک تیم دورکار نمی‌توان انتظار داشت همه‌ی اعضای تیم با کمک یکدیگر کارها را پیش ببرند درنتیجه باید اطمینان داشت که هر فرد می‌تواند کارهای پایه را به صورت مستقل انجام دهد.
2.پذیرفتن فرهنگ دورکاری
افرادی که به‌عنوان کارمند دورکار انتخاب می‌شوند باید فرهنگ دورکاری را بپذیرند. هنوز هم اغلب مردم فکر می‌کنند باید در محیط کار حضور فیزیکی داشته باشند؛ چنین افرادی انتخاب خوبی برای تشکیل یک تیم دورکاری نیستند. کارمندان دورکار باید مهارت‌های ویژه‌ای نسبت به سایر کارمندان داشته باشند. آنها باید بتوانند با سبک کاری دورکاری ارتباط برقرار کنند.
3.استخدام افرادی که به ارزش های شرکت اهمیت می دهند
کارمندان دورکار نسبت به سایر کارمندان شانس کمتری برای آشنایی با فرهنگ سازمانی شرکت دارند و این وظیفه‌ی مدیر تیم است که آنها را با ارزش‌های شرکت آشنا کند. به عنوان مثال شرکتی که اعتقاد دارد هر کارمند برای از بین بردن مشکلات باید از خودش شروع کند، باید دنبال چنین روحیه‌ای در کارمندان خود باشد. به‌عنوان مثال از متقاضیان استخدام بپرسید در محیط کاری قبلی خود با چه مواردی مشکل داشتند و چگونه آنها را برطرف کردند.
تلاش بیشتری برای آشنایی و معاشرت سازمانی انجام دهید
مجموعهی کاملی از آموزش‌های لازم در مورد وظایف، نحوه‌ی انجام کار، اشتباه‌های نابخشودنی، اهداف بلندمدت و به طور کلی انتظاراتی که دارید تهیه کرده و در اختیار کارمندان تازه کار قرار دهید. این مجموعه می‌تواند شامل ویدئوهای آموزشی یا متن و نمونه مثال بوده تا فهم آن راحت‌تر باشد. این کار نه تنها آنها را با اصول و ساختار اولیه آشنا می‌کند بلکه بررسی روند پیشرفت و کمک کردن به آنها را نیز راحت‌تر می‌کند. تنها کافی است یک بار زمان بگذارید و مجموعهی کاملی تهیه کنید سپس این مجموعه را در اختیار تمامی کارمندان دورکار قرار دهید.از کارمندان دورکار باتجربه تر بخواهید تازه‌کارها را راهنمایی کرده، نتیجه‌ی کار انها را بررسی کنند و به سوال‌های انها پاسخ دهند.
برای برقراری ارتباط با کارمندان ملاقات حضوری یا ویدئویی ترتیب دهید
مدیر یک تیم دورکار نمی‌تواند هر روز کنار اعضای تیم بنشیند و با آنها صحبت کند درنتیجه باید دنبال راه‌های دیگری برای برقراری ارتباط باشد. اپلیکیشن‌های گفتگو برای برقراری ارتباط مناسب هستند و امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها را برای کاربران فراهم می‌کنند اما گاهی اوقات مکالمات تصویری تأثیر بهتری روی طرف مقابل می‌گذارند. نحوه‌ی بیان و زبان بدن در مکالمات نوشتاری درست منتقل نمی‌شوند و حتی ممکن است خواننده دچار سوءتفاهم شود. در چنین شرایطی بهترین کار برقراری ارتباطات ویدئویی است.
ارتباط بشری یکی از راه های موفقیت کاریست. استخدام تیم دورکار به معنای عدم ارتباط با کارکنان نیست. یکی از مهم ترین دلایل موفقیت در کار باز کردن راه های متفاوت ارتباط فعال می باشد. تنها ارتباط با آن ها و اجرایی شدن وظایف کافی نیست آموزش برای توسعه دورکاران نیز اهمیت فراوانی دارد. در صورت رسیدن به موفقیت افراد تیم آن ها را مورد تشویق قرار دهید و در صورت بروز اشتباه به تنبیه آن ها بپردازید.
بهتر است هر از گاهی ملاقات‌های حضوری با حضور کل اعضای تیم ترتیب داده شود. هزینه‌ی شرکت‌هایی که کارمندان دورکار استخدام می‌کنند نسبت به سایر شرکت‌هایی که کارمند حضوری دارند بسیار پایین‌تر خواهد بود؛ بنابراین هیچ ایرادی ندارد اگر گاهی اوقات این هزینه برای دورهم جمع شدن کارمندان خرج شود.
به کارمندان دورکار اعتماد کنید اما آن ها را زیر نظر داشته باشید
اولین سوالی که در مورد مدیریت تیم دورکار مطرح می‌شود این است که از کجا متوجه شویم کارمندان مشغول کار هستند. این موضوع در مورد کارمندان حضوری نیز مطرح است . البته این حقیقت را نباید نادیده گرفت که کار کارمندان در هر شرایطی چه به صورت دورکار و چه به صورت حضوری باید دائما بررسی شود. مدیر تیم دورکار باید با استفاده از ابزار درست نتیجه‌ی کار کارمندان خود را بررسی کند.
مدیریت تیم دورکار از هر لحاظ مهم و سخت بوده در صورت رعایت آن به موفقیت می رسید و در صورت عدم رعایت با شکست روبرو خواهید شد.
