نحوه نوشتن شرح شغل
سبک زندگی › کار و تجارت
- 98/04/12
در قلب اکثر فعالیت‌ها و برنامه‌های مدیریت منابع انسانی نیاز به اطلاعات کامل و دقیق در ارتباط با شغل، احساس می‌شود. بنابراین تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یک پیش‌نیاز و سنگ بنای اساسی فعالیت‌های مدیر منابع انسانی مطرح است. تجزیه و تحلیل شغل یک فرایند جامع برای کسب اطلاعات شغلی معتبر به منظور کمک به تصمیم‌گیری مدیر است و هدف آن استخراج اطلاعات مربوط به جنبه‌های مختلف شغل می‌باشد. تجزیه و تحلیل شغل برای نوشتن شرح شغل، بیان رسمی مسئولیت‌ها، وظایف شغلی و شایستگی‌های مورد نیاز برای موفقیت در انجام شغل، ضروریست.برای جذب متقاضیان مناسب چگونه شرح شغل بنویسیم
عنوان شغلی را با جزئیات مناسب شرح بدهید. برای مثال در بیشتر آگهی‌های جذب نیرو، شاهد کلی‌گویی هستیم. معمولا از عناوین کلی مانند: مدیر فروش، حسابدار و… استفاده می‌شود. هیچ‌کدام از این عناوین به تنهایی کافی نیستند و علاوه بر اینکه وقت شما را برای مصاحبه با افراد بی‌ربط و نامناسب تلف می‌کنند، برای کارجو نیز وقت‌گیر و بیهوده است. واضح و کامل بگویید که کارشناس فروش برای چه شرکت، محصول-خدمت و چه منطقه‌ای نیاز است و توضیحات مربوطه را حتما بنویسید. به جای اینکه فقط بگویید «کارشناس فروش» و تمام کارجویان بی‌نوا را به سمت خود بکشانید، توضیحات مفیدی در رابطه با شغل موردنظر مرقوم بفرمایید و با شفاف‌سازی، فرایند جذب نیرو را برای خود و استخدام را برای طرف مقابل ساده کنید. می‌توانید بگویید: کارشناس فروش برای شرکت محصولات نرم‌افزاری در مثلا شرق تهران و در ادامه توضیح دهید که این شغل تمام وقت با امکان ارتقا و توسعه‌ی شغلی است.
درباره ی شرکت تان توضیح بدهید
به طور دقیق آنچه را که کسب‌و‌کار شما انجام می‌دهد، بیان کنید. مشکل بسیاری از شرکت‌ها این است که یک‌سویه به رابطه‌ی جذب نیرو نگاه می‌کنند و فراموش می‌کنند، احتمالا گزینه‌های دیگری از رقبا نیز به دنبال کارجو هستند و شاید این متقاضیان هستند که ترجیح می‌دهند به گزینه‌های دیگر نیز فکر کنند. پس این نکات را در نظر بگیرید:
_شرکت شما در چه زمینه‌ای مشغول به فعالیت است و چه تعداد نیرو دارد.
_بیانیه مأموریت شرکت‌تان را قید کنید.
_آمارهای تأثیرگذار در زمینه‌ی رشد شرکت را بیان کنید.
_فرهنگ سازمانی و وضعیت کار تیمی را در شرکت‌تان شرح بدهید.
این بخش، یعنی توضیحات «درباره ما»، برای هر شرکت باید حدود ۳ تا ۵ جمله باشد.
جزئیات موقعیت شغلی را شرح بدهید
یکی دیگر از اشکالات کسب‌و‌کارهای مختلف به ویژه کسب‌و‌کارهای کوچک در نوشتن شرح شغل، مشخص نکردن ریز فعالیت‌های کارکنان است. شفاف بیان نکردن جزئیات فعالیت‌های شغل اعلام شده باعث می‌شود افرادی که دقیقا مناسب هستند برای شغل مورد نظر پیدا نشوند و تعداد زیادی از افراد غیرمرتبط و نامناسب به سمت شما بیایند. با مشخص کردن جزئیات، هم آنها سردرگم نمی‌شوند و هم وقت و انرژی شما گرفته نمی‌شود. فعالیت‌های جزئی و دقیق در واقع نقشه‌ی کاری موقعیت شغلی را مشخص می‌کند. مسئولیت‌های لازم برای مشاغل را فهرست کنید. اهداف اصلی هر کارمند را بازگو کنید، وظایف روزانه و هفتگی و ماهیانه و شیوه‌ی گزارش‌دهی به چه شکل است و غیره. بگویید که جلسات شغلی و ارتباطات با سایرین در سازمان شما چگونه تعریف می‌شود. نمونه‌ای از این مسئولیت‌ها و وظایف به این شکل است:
_بررسی و انجام امور بانکی روزانه؛
_ارائه‌ی گزارش‌های روزانه در مورد حسابداری به مدیریت؛
_تصویب درخواست‌های مربوط به هزینه و غیره.
وقتی مسئولیت‌های مشخصی را فهرست می‌کنید، باید مهارت‌ها و تجربه‌های لازم برای موقعیت شغلی را نیز قید کنید. برای مؤثر شدن این فهرست، در شرح شغل می‌توانید فهرست خود را اولویت‌بندی کنید. مهارت‌ها و تجارب مفید و لازم را به ترتیب اهمیت فهرست‌بندی کنید. به یاد داشته باشید مهارت‌هایی که به بهتر شدن موقعیت شغلی کمک می‌کند ولی لزومی هم به وجودشان نیست، در بخش‌های انتهایی فهرست قرار بگیرند. مثلا:
_سه سال سابقه کار مرتبط در زمینه‌ی روابط عمومی؛
_آشنایی با کار تیمی؛
_وقت‌شناسی، دقت و انتقادپذیری؛
_توانایی انجام اضافه کاری.
همان‌طور که دیدید در فهرست بالا، با اولویت‌بندی مهارت‌ها و تجارب درخواستی در زمینه‌ی جذب نیرو رو به رو بودیم. با برشماری اولویت‌ها به ترتیب اهمیت، دورنمای مناسبی از موقعیت شغلی اعلام می‌کنید.
وضعیت دستمزد و جبران خدمات را مشخص کنید
مشخص کردن حدود پرداخت و نحوه‌ی جبران خدمات کارکنان در شرح شغل بسیار مهم است. در بیشتر آگهی‌های جذب نیرو خبری از میزان دستمزد نیست. کارفرمایان به بهانه‌ی اینکه نحوه‌ی انجام کار، بنا به میزان تجربه و آموزش‌های احتمالی، میزان پرداخت را تغییر می‌دهد، از شفاف اعلام کردن دستمزد پرهیز می‌کنند. در حالی‌که صداقت پایه و اساس روابط موفق کسب‌و‌کار است و تفکر نادرستی است که فرد را از آنچه حق مسلم او برای دانستن است، محروم کنید. گاهی اوقات، شیوه‌ی پرداخت برای شرکت مشخص نیست. به ویژه در کسب‌و‌کارهای کوچک‌تر، نحوه‌ی جبران خدمات کارکنان قبل از استخدام برای رؤسا و مسئولین مشخص نیست. در این حالت می‌توان با کمی تحقیقات در بازار مورد نظر، به اطلاعات خوبی دست پیدا کرد. مثلا می‌توان با مراجعه به سایت‌های معتبر نظیر لینکدین یا افراد مرتبط در زمینه‌ی کاری وارد گفت‌و‌گو شد یا آمارهای پرداخت شرکت‌های بزرگ و پیشرو یا شرکت‌های رقیب و فعال در صنعت مورد نظر را بررسی کرد. می‌توان با سایر همکاران مشورت کرد و با نگاه دقیق به بودجه‌بندی، توانایی مالی شرکت و ظرفیت کسب‌و‌کار خود تصمیمات لازم را برای جبران خدمات اخذ کرد. اما همیشه دقت کنید که حقوق پرداختی شما به کارکنان در مقایسه با سایر کارکنان داخل و یا خارج شرکت منصفانه باشد. با روش‌های مختلف سعی کنید میزان پرداخت مناسب را تخمین بزنید. متخصصین معتقدند در طیف پرداختی صحیح، حدود ۲۵ الی ۳۰ درصد اختلاف میان بالاترین میزان پرداخت و کمترین آن دیده می‌شود. در پرداخت، علاوه بر حقوق اصلی کارکنان به جوایز، بن‌ها و بیمه‌ها و غیره نیز توجه کنید. در بعضی مشاغل، پورسانت‌ها و کمیسیون و… نیز مطرح است. در نظر داشته باشید که این دسته از پرداخت‌ها جزو برنامه اصلی پرداخت هستند یا حالت جانبی دارند.
راه های ارتباطی مشخصی برای تماس داشته باشید
ساده‌ترین روش، تعیین پست الکترونیکی برای جذب نیرو است و از متقاضیان خواسته می‌شود که رزومه، توصیه‌نامه و یا پاسخ خودشان به پرسشی تخصصی را به آن نشانی بفرستند. این مرحله گامی اساسی در تصفیه متقاضیان دلخواه و مناسب است. در بررسی اولیه، گزینه‌هایی که ویژگی‌های مساعد را ندارند از دایره‌ی انتخاب حذف می‌شوند.
بخش های اختیاری: ویژگی های رفتاری و محیط کاری
بسیاری از نظریه‌های سازمانی به اهمیت تناسب شخصیت فرد با سازمان می‌پردازند و توجه به این موضوع را در جذب نیرو مهم می‌شمارند. با این دیدگاه، باید بدانید که شخصیت متناسب با سازمان شما چگونه است. اگر در شرح شغل این مسئله را مطرح بفرمایید، در گزینش آسان‌تر قدم بزرگی برداشته‌اید. در شرح شغل به توصیف محیط کاری نیز بپردازید. متقاضی باید بداند که آیا به طور انفرادی کار خواهد کرد یا به عنوان عضوی از یک تیم. میزان انعطاف‌پذیری در انجام شغل به چه صورت است و آیا ناظر یا راهنمایی برای متقاضی پس از پذیرش وجود دارد یا خیر. وجه تمایز شغل در شرکت شما نسبت به سایر محیط‌های کاری چیست و دقیقا چه نوع کاری می‌خواهید. شفاف‌سازی در زمینه‌ی محیط کاری و رفتار دلخواه برای جذب نیرو، چشم‌انداز خوبی برای انتخاب به شما و متقاضی می‌دهد.
شرح شغل بخش مهمی از هر کسب‌و‌کار است. چه مدیر شرکتی بزرگ باشید و چه کارآفرینی نوپا، باید برای جذب نیروی مناسب و کارآمد شرح شغل مناسبی تهیه کنید. فراموش نکنید در دنیای امروز، همه چیز علمی شده است و برخورد ارباب و رعیتی با متقاضیانی که با خود استعداد، تجربه و توانایی می‌آورند، خیلی وقت است که به تاریخ پیوسته است. هر چند همچنان در بسیاری از موارد در جذب نیروها، شفاف‌سازی و شیوه‌ی درست شرح شغل نادیده گرفته می‌شود، شما در کسب‌و‌کارتان متفاوت باشید و بدانید توجه علمی به فرایندهای جذب نیرو و شرح شغل در درجه‌ی اول برای خودتان مفید خواهد بود.
