برای نوشتن یک نامه اداری چه نکاتی را باید رعایت کنیم
سبک زندگی › کار و تجارت
- 97/10/02
نامهی ادارای نامه‌ای با ساختار و ویژگی‌های خاصی است و برای مکاتبات بین یا درون ادارات و سازمان‌ها نوشته میشود. پس نوشتن نامه اداری با نوشتن یک نامه دوستانه متفاوت است. در یک نامهی اداری علاوه بر رعایت نگارش و نحوه‌ی نوشتن استفاده از واژگان و لغات هم از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا نگارش نامه باید به گونه‌ای باشد که از نامه برداشت اشتباه نشود. توجه کنید که نوشتار صحیح و گویای نامهی شما می‌تواند در موفقیت شما در بیان درخواست، کار، همکاری و ... تاثیر بسیاری داشته باشد. پس نامه را در نهایت دقت و رعایت قواعد نامه نگاری بنویسید.در هنگام نوشتن نامه اداری باید به کاغذ نامه توجه کنید
نامه های اداری برای نشان دادن احترام و ادب ما نسبت به سمت یا شخص مورد خطاب است. پس توجه داشته باشید که این احترام باید در تمام قسمت های نامه شما از جمله کاغذ نیز مشخص باشد. به هیچ عنوان از کاغذ های متفرقه (کاغذ های با اندازه ناقص، کاغذ های دفتر و تا خورد) استفاده نکنید. استفاده از این نوع کاغذ ها به نوعی نشاندهنده بی اهمیت بودن شخص مقابل است. اندازه های استاندارد کاغذ نامه اداری اندازه A4 و A5 است. به یاد داشته باشید که به طور پیشفرض، نامه های اداری در ورق های A5 نوشته میشوند اما اگر متن تقاضای شما زیاد بوده یا اینکه پیش بینی میکنید که تعداد پاراف‌های (در قسمت متن نامه اداری توضیح داده شد) آن زیاد است از اندازه ورق A4 استفاده کنید.
در هنگام نوشتن نامه اداری باید از نگارش صحیح استفاده کنید
به یاد داشته باشید که نامه اداری شما باید عاری از هرگونه مشکلات و غلط های املایی و نگارشی باشد. در صورت وجود غلط تاثیر روانی منفی بر خواننده نامه ایجاد میشود. در صورتی که میخواهید از کلمات غیر معمول استفاده کنید میتوانید به راحتی واژه مورد نظر را در اینترنت جستجو کرده و نحوه املا و استفاده آن را بخوانید. برای نگارش نامه اداری از یک خودکار نرم و پررنگ استفاده کنید. همچنین پیشنهاد میشود از رنگ آبی یا مشکلی استفاده کنید.
در هنگام نوشتن نامه اداری باید از مناسبات دینی و مذهبی و ملی استفاده کنیم
در صورتی که در زمان نگارش نامه، کشور در مناسبات ملی و دینی بسر میبرد، میتوانید در اول نامه بعد از مورد خطاب قرار دادن شخص موزد نظر اشاره ای هم به مناسب نمایید و تبریک یا تسلیت خود را ابراز کنید. به عنوان مثال اگر در ایام ماه رمضان قرار دارید میتوانید عبارت “با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما…” را به عنوان اولین جمله متن نامه اداری خود استفاده کنید.
در هنگام نوشتن نامه اداری باید آن را تایپ کنید
اگر از سمت یک ارگان و سازمان نامه اداری مینویسید برای بالاتر بردن ارزش و اعتبار نامه میتوانید نامه اداری را تایپ کنید. به یاد داشته باشید که سربرگ سازمان و اطلاعات تماس آن حتما در برگه موجود باشد. پس از نگارش یا تیپ نامه، آن را در یک پاکت قرار داده و سمت مورد خطاب را نیز در پشت کاغذ ذکر کنید.
در هنگام نوشتن نامه اداری باید نحوه ی خطاب قرار دادن رده های سازمانی راعایت شود
رعایت دقیق مرتبه‌های سازمانی در نوشتن نامه اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و سمت‌های سازمانی باید به دقت در نامه آورده شوند. از لفظ به "استحضار می‌رساند" معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های بالا دست استفاده میشود. از لفظ "به آگاهی می‌رساند" معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های هم‌رده استفاده میشود. از لفظ "به اطلاع می‌رساند" معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های زیر دست استفاده میشود.
