چگونگی افزایش بهره وری کارمندان دورکار
سبک زندگی › کار و تجارت
- 97/09/03
این روزها افراد زیادی هستند که به راحتی می‌توانند در منزل و از پشت کامپیوتر، کسب و کار آنلاین خود را مدیریت کنند. برنامه‌نویسی، ترجمه، اپراتور سایت ، تالیف و هزار یک کار دیگر وجود دارد که به اصلاح به صورت دورکاری می‌توان آنها را از داخل منزل انجام داد. کار کردن در منزل تأثیر خوبی روی روحیه می‌گذارد و بهره‌وری را افزایش می‌دهد اما در شرایطی که زمان و عوامل حواس پرتی به درستی مدیریت شوند.طبق تحقیقات انجمن مدیریت منابع انسانی، ساعات کاری انعطاف‌پذیر یکی از تأثیرگذارترین شرایط برای جذب استعدادها به محیط کار است. کار کردن در منزل مزایای زیادی برای کارمندان دارد و تأثیر خوبی روی روحیه‌ی آنها می‌گذارد. با این حال محیط خانه مانند محیط کار نیست و عوامل زیادی منجر به عدم تمرکز و حواس‌پرتی می‌شود.
با این حال حواس‌پرتی‌ها گاهی اوقات مضر هستند و بهره‌وری را کاهش می‌دهند. افرادی که توانایی خرید کردن، ملاقات با دوستان در کافی‌شاپ و ورزش در باشگاه را دارند و در عین حال تمام کارهایشان را انجام می‌دهند، انعطاف‌پذیر هستند. اما کسانی که نمی‌توانند به علت فعالیت‌های شخصی، کارهایشان را تمام کنند به برنامه‌ریزی بهتری احتیاج دارند.
راهکارهایی برای افزایش بهره وری بیشتر هنگام کار در خانه
سحر خیز باشید و صبح زود از خواب بیدار شوید
یکی از ویژگی‌های مشترک افراد موفق سحرخیزی آنان است. سحرخیزی به شما این امکان را می‌دهد پیش از آن که شروع به کار کنید، چند ساعتی را صرف مسائل شخصی خود کنید و روز خود را با انرژی بیشتری آغاز کنید. ساعات اولیه‌ی صبح را به ورزش، عبادت، مطالعه و کارهای آرامش بخش اختصاص دهید.
ساعت کاری مشخصی را تنظیم کنید
کار انعطاف‌پذیر برابر است با ساعات کاری انعطاف‌پذیر، اما اگر احساس می‌کنید عملکرد خوبی ندارید باید شرایطی فراهم کرده و دفتر خانگی خود را مانند یک دفتر اداری طراحی کنید و ساعات مشخصی برای کار داشته باشید. برای خود یک قرارداد تنظیم کنید. مثلا بگوید ساعات کاری من از هشت صبح شروع می‌شود و پنج بعدازظهر تمام می‌شود و یک ساعت برای ناهار در نظر گرفته خواهد شد. تعیین مرز میزان بهره‌وری را به شدت بالا می‌برد.
یک روال مشخص برای کار خود در منزل مشخص کنید و به آن پایبند باشید فرض کنید قرار بود بیرون از منزل کار می‌کردید. بدون شک در این صورت باید حتما سر ساعت مشخصی در محل کار حضور داشتید، در حین کارکردن به صورت دورکاری نیز برنامه زمان‌بندی مشخصی را برای کار روزانه خود تعیین کنید و به لحاظ ساعت کاری، روزهایی را که احساس می‌کنید انرژی بیشتری دارید را بین کارهای درحال انجام تقسیم کنید. تا جایی که ممکن است به این برنامه زمان‌بندی شده پایبند باشید و کارهای خود را به تعویق نیاندازید.
همچنین تصمیم بگیرید رسیدگی به کدام حواس‌پرتی‌ها در طول ساعت کاری مجاز است. به‌عنوان مثال می‌توانید در ساعت ناهار به کارهای مربوط به شستن لباس رسیدگی کنید. یا در قراردادی که با خود بسته‌اید، ملاقات با دکتر در طول ساعات کاری را مجاز بدانید اما وقت آرایشگاه را به ساعات غیر کاری موکول کنید. با خود روراست باشید و عواملی که باعث حواس‌پرتی هستند را در ساعات غیر کاری انجام دهید.
در ساعت و زمان کاری لباس مرتب بپوشید
در بیشتر موارد، دور کارها از آنجایی که رسما از منزل بیرون و سرکار نمی‌روند به سر و وضع لباس‌های خود در حین انجام کار در منزل اهمیت نمی‌دهند، پوشیدن لباس کار و ظاهری مرتب باعث می‌شود، در حین انجام کار، احساس رسمی‌تری داشته باشید.البته خیلی هم نیاز نیست در خصوص لباس کار خود وسواس به خرج دهید، منظور ما این است که بین کار و زمان استراحت خود در منزل از لحاظ طریق تغییر لباس و پوشیدن لباسِ مرتب، تفاوت ایجاد کنید.
برنامه ریزی کنید و کارهای خود را اولویت بندی کنید
پیش از آن که به کار کردن مشغول شوید، فهرستی از کارهایی که قرار است در طول روز انجام دهید تهیه کنید و زمان مورد نیاز برای اتمام هر کدام را تخمین بزنید. برای کارهایی که از قبل باقی مانده است زمان اضافی در نظر بگیرید. پس از آن که برای روز خود برنامه‌ریزی کردید، انجام کارهای مهم را در اولویت قرار دهید. برای آن که کارهای عقب مانده‌ی خود را هم به پایان برسانید، آنها را در طول روز پخش کنید و پیش از آن که سراغ کارهای کم اهمیت‌تر بروید بخشی از زمانتان را برای تکمیل کارهای عقب مانده اختصاص دهید.
سعی کنید فضای کاری متمرکزی را به خود اختصاص دهید
بدون شک بهترین فضای کاری، فضایی است که به شما در بالا بردن تمرکزتان کمک می‌کند. اگر قصد دورکاری و انجام کار به صورت دور کار در منزل را دارید، حتما توصیه می‌کنیم اتاقی را به این کار اختصاص دهید، این امر باعث می‌شود از محیط خانواده دور باشید و جنبه رسمی‌تری به کار خود در منزل بدهید. از طرف دیگر، نورپردازی مناسب و تعبیه کردن یک میز مطلوب نیز به افزایش بهره‌وری شما در حین کار کمک می‌کند.
تمامی مواردی را که حواس شما را در حین کار پرت می کنند از بین ببرید و حواس پرتی ها را مدیریت کنید
اینکه در خانه کار می‌کنید یا در دفتر شرکت حضور دارید چندان مهم نیست؛ مهم این است که همه‌ی ما علاقه‌ی زیادی به دنبال کردن عوامل حواس‌پرتی داریم. راه حل چنین مشکلی، مدیریت توجه است. یعنی باید تمرکز کنیم، ذهن‌آگاهی داشته باشیم، در هر زمان یک کار انجام دهیم و در زمان حال حضور داشته باشیم. مدیریت توجه یعنی یاد بگیریم تمرکز خود را مدیریت کرده و از انحراف جلوگیری کنیم. اولین گام این است محیطی که در آن حضور داریم را کنترل کرده و مرزهای مشخصی تعیین کنیم. اگر افراد دیگری هم در منزل حضور دارند به آنها بگویید چه ساعاتی نمی‌خواهید حواستان را پرت کنند. حد و حدود خود را تعیین کنید؛ تا زمانی که شما به مرزهای خود احترام می‌گذارید دیگران نیز به آنها احترام می‌گذارند.
تنها افراد ساکن در منزل در حین کار مزاحم شما نمی‌شوند بلکه عوامل محیطی و غیر محیطی زیاد دیگری هم در حواس پرتی شما دخیل هستند. برای نمونه در حین کار ممکن است وسوسه شوید سری به فیس‌بوک زده یا اینکه سر خود را با سایر شبکه‌های اجتماعی بند کنید. عوامل دیگری نظیر دریافتِ تماس‌های تلفنی، پیامک و پیام‌های دریافتی در تلگرام نیز به راحتی شما را از کار می‌اندازند و باعث پایین آوردن بهره‌وری میشوند. راه حل دیگر این است که فهرستی از بدترین حواس‌پرتی‌ها درست کرده و قوانینی برای مدیریت آنها تعیین کنید. تا زمانی که به توافق‌نامه‌ی خود پایبند باشید و مرزها را رعایت کنید، بهره‌وری و موفقیت بیشتری خواهید داشت. داشتن انضباط یعنی از ضعف‌های خود آگاهی دارید و می‌دانید چه کارهایی را باید در طول روز انجام داده و از انجام چه کارهایی خودداری کنید.
مدیریت زمان استفاده از تکنولوژی را داشته باشید
تکنولوژی یکی دیگر از عواملی است که باید کنترل شود. هرقدر بیشتر اجازه دهیم تکنولوژی حواسمان را پرت کند، میزان انتظار ما نیز افزایش پیدا کرده و درنهایت تمرکز ما را از بین می‌برد. چک کردن ایمیل‌ها را کنار بگذارید و در حالت آفلاین کار کنید. موبایل خود را بی‌صدا کرده و شبکه‌های اجتماعی را چک نکنید. در هر لحظه روی انجام یک کار تمرکز کنید. تایمری تنظیم کنید تا هر کاری را نهایتا بین ۲۰ تا ۴۵ دقیقه انجام دهید. بعد از این مدت کمی استراحت کرده و موبایل خود را چک کنید تا بتوانید دوباره تمرکز کنید.
روش ها و ابزار های مناسب برای برقراری با همکاران را پیدا کنید
درست است که شما به عنوان دور کار، کار می‌کنید؛ اما بدون شک همکارانی هم دارید که در شرکت‌های دیگری مشغول کار هستند. خوشبختانه به لطف فناوری‌های جدید این روزها به راحتی می‌توانید با همکاران خود که فرسنگ‌ها از شما فاصله دارند ارتباط برقرار کنید. برای برقراری این ارتباط کاری باید ابزار مناسب برای حضور در وب‌کنفرانس‌ها و سایر جلسات آنلاین کاری را فراهم کنید.
برای استراحت زمان بندی داشته باشید و در حین انجام کار در منزل به خود استراحت دهید.
تمامی افرادی که بیرون از منزل کار می‌کنند، در محل کار خود هر چند ساعت یک بار با صرف یک فنجان چایی یا یک گفتگوی غیر کاری با همکاران خود، به نوعی به خود استراحت می‌دهند. این امر برای شما هم که در منزل به صورت دور کار می‌کنید باید صدق کند. از طرف دیگر دور کارها در کنار چای می‌توانند با توجه به شرایط منزل و محل کار خود یک دستگاه ورزشی هم تهیه کنند و در بازه‌های زمانی بین کار و استراحت خود حرکات نرمشی انجام دهند تا به این ترتیب به اصلاح با یک تیر دو نشان بزنند و سلامت جسمی خود را نیز حفظ کنند.
بهترین روش کار این است که در هر زمان روی انجام یک کار تمرکز کرده و بعد از آن کمی استراحت کنید. همچنین فراموش نکنید نوع فعالیتی که هنگام استراحت انتخاب می‌کنید باید از کارتان متمایز باشد. به‌عنوان مثال اگر نویسنده هستید در اوقات فراغت مشغول خواندن نشوید زیرا مغزتان به اندازه‌ی کافی استراحت نمی‌کند. درعوض کمی پیاده‌روی کنید، لباس‌هایتان را بشویید یا خانه را تمیز کنید. انجام این کارها میزان اکسیژن مغز و درنتیجه هوشیاری را افزایش می‌دهد.
تغذیه مناسب داشته باشید و ورزش کنید
توصیه‌ی پایانی برای افزایش بهره‌وری، خوردن غذای سالم و فعالیت بدنی و ورزش منظم است. ورزش به کاهش هورمون‌های استرس کمک کرده و با افزایش گردش خون در بدن و اکسیژن رسانی به مغز، از میزان خستگی شما می‌کاهد و ذهنتان را برای انجام کارها آماده‌تر می‌کند.
