چگونه کارها را سریع تر و هوشمندانه تر انجام دهیم
سبک زندگی › کار و تجارت
- 97/10/09
هوشمندانه‌تر" کار کردن این است که با روش‌های خلاقانه راه حل‌هایی پیدا کنیم که برخلاف آزمون و خطا باشند: "سخت کار کردن". عده زیادی طولانی کار کردن را با هوشمندانه کار کردن اشتباه می‌گیرند. آن‌ها سخت تلاش می‌کنند، استرس می‌گیرند، دستپاچه می‌شوند و فکر می‌کنند که همه این‌ها نشانه درست کار کردن آن‌هاست. گاهی اوقات همین طور است، اما بعضی وقت‌ها برعکس آن است. این‌ها می‌توانند نشانه آن باشند که شما راه دشوارتر را انتخاب کرده‌اید. شما سعی می‌کنید همه کارها را خودتان انجام دهید. مدیران، کاپیتان‌ها و رهبران ارکستر همگی خصوصیت مشابهی دارند: آن‌ها اسباب آلات موسیقی را نمی‌نوازند، آن‌ها ارکستر را رهبری می‌کنند. کسانی که کارهای سخت و دشوار انجام می‌دهند، سنگ‌تراش، وزنه بردار یا ویولونیست نیستند. بلکه کسانی هستند که به‌خوبی می‌دانند برای کارشان به چه چیزهایی نیاز دارند و فرد مناسب برای انجام آن را پیدا می‌کنند.برای اینکه کارها را سریع تر و هوشمندانه تر انجام دهید باید هدفتان را پی ریزی کنید عواملی همچنون برنامه ریزی کردن، استفاده از ابزارهای ارتقای بهره‌وری و زمان‌بندی کردن وظایفتان بر روی تقویم، می‌توانند در این راه به شما کمک کنند. با تقسیم کردن وظایفتان به قسمت‌های کوچک‌تری که انجامشان بیشتر در دست کنترلتان است، خودتان را مستلزم کنید که حتما در این راه موفق شوید. با انجام این کار درمیابید که انجام کدام بخش‌ها اولیت دارد و در عین حال (در میان انجام این قسمت‌های کوچک‌تر) می‌توانید تا کمی به خودتان برسید و به عنوان مثال تغذیه کنید، ورزش کنید و یا کمی ریلکس کنید. لازم است تا بدانید که اگر خودتان از خودتان مراقبت نکنید، در نهایت به دلیل کار زیاد، کارآییتان را از دست خواهید داد.
برای اینکه کارها را سریع تر و هوشمندانه تر انجام دهید باید چندین کار را با هم انجام ندهید. طرز تفکری اشتباه با این باور وجود دارد که؛ انجام چندین کار با هم، نشان دهنده پربازده‌تر، بودنتان است. این روش در عوض باعث می‌شود تا نیمه متمرکز بمانید و مدام در حال تغییر دادن موضعتان باشید. شما باید به این نتیجه برسید که با این روش هیچ کاری را نمی‌توان (به درستی) تکمیل کرد. یک تایمر برداشته و آن را روی مدت 90 دقیقه تنظیم کنید. بر روی وظیفه‌تان و یا تایم 90 دقیقه‌ایتان تمرکز کنید و تا زمانی که کارتان تمام شود تمرکزتان را فقط بر روی انجام کارتان بگذارید. سپس کمی استراحت کرده و مابقی کارهایتان را ادامه دهید.
برای اینکه کارها را سریع تر و هوشمندانه تر انجام دهید باید بدانید که لزوما هر کار فوری‌ای، مهم نیست. قطعا با قرار گرفتن در موقعیتی که شخصی وظیفه‌ای را به شما می‌دهد که از نظر او انجام آن وظیفه، فوری و واجب است، باعث می‌شود تا شما دچار اضطراب و تشویش بشوید. اگر از نظر شما آن وظیفه اهمیت بالایی ندارد، در ذهنتان اولویت‌بندی کرده و ابتدا کاری را که مهم تر است را انجام بدهید. این شما هستید که می‌توانید اولویت‌هایتان را تنظیم کنید و با توجه به آن وظایفتان را انجام بدهید. پس فقط به خودتان گوش دهید.
برای اینکه کارها را سریع تر و هوشمندانه تر انجام دهید باید استراحت کنید.از جایتان بلند شوید و کمی در اطراف بچرخید و کمی به بدنتان تکان بدهید. لازم است بدانید که با بیش از حد نگاه کردن به صفحه مانیتورتان، دچار مشکلاتی همچون سردرد و چشم‌درد خواهید شد. می‌توانید تا برای یک پیاده‌روی کوچک از محیط کارتان خارج شده و بعد از آن با احساس سرزندگی و انرژی مجددا به سر کارتان برگردید.
برای اینکه کارها را سریع تر و هوشمندانه تر انجام دهید باید تمرکزتان را فقط بر روی نتیجه نهایی قرار دهید. بر روی نتیجه نهایی تمرکز کنید و همیشه چشمتان به تصویر بزرگ باشد. با خود تمرکز کنید و فکر کنید، که چقدر عالیست است تا بتوانید کارتان را انجام دهید. اگر در حال کار کردن باشید، قطعا در مسیر رسیدن به هدفتان خواهید بود. تمرکز کردن بر روی نتیجه، می‌تواند تا تصویر نهایی را به شما یادآوری کند، زیرا با (تمرکز) بر روی تکه‌های بی اهمیت از کارتان و یا وسواس زیادی به خرج دادن بر روی این تکه‌ها، نمی‌توانید تا به نتیجه نهایی و مطلوبتان برسید.
برای اینکه کارها را سریع تر و هوشمندانه تر انجام دهید باید “نه” گفتن را بیاموزید. بیش از حد متعهد نشوید: اگر برای انجام کار ی خاص، مهلت کمی دارید، وظیفه دیگری را به گردن نگیرید و تا زمان اتمام آن کارتان، تا مدت معینی به خود وقت دهید که در پاسخ به انجام دادن کارهای دیگر “بله” نگویید. زمانی که در این شرایط قرار گرفتید، دیگران را معطل نکنید و بگویید که بعد از اتمام کارتان با آن‌ها تماس خواهید گرفت. انجام دادن کارهایی مازاد بر کار اصلیتان، فقط باعث می‌شود تا تمرکزتان را از دست داده و دست پاچه و پریشان شوید.
به جای آن که سعی کنید تمام کارها را خودتان انجام دهید، از کمک کسانی که دور و بر شما هستند، بهره بگیرید. فکر کنید اگر بخواهید 10 جعبه را از اتاق خواب خود به نزدیک درب ورودی ببرید چقدر طول می‌کشد. حالا تصور کنید که اگر این کار را به 9 نفر بسپارید. 10 بار رفت و آمد به یک بار تبدیل می‌شود. بخصوص در جهان کسب کار که "محصول" شما اغلب مدیریت ساعت‌ها است، سپردن کارها به دیگران موثرترین راه‌کار است.
داشتن یک لیست وظایف از 50 کار مختلف، آزاردهنده است، و بدتر از آن این است که تلاش کنیم تا بین حالت‌های فکری مختلف در نوسان باشیم: لیست وظایف می‌تواند خلاقانه یا تحلیلی یا غیره باشد. اگر به طور تصادفی به پایین لیست بروید، انرژی زیادی را باید به خاطر پرداختن به تقاضاهای مختلف از دست خواهید داد. شما می‌توانید لیست وظایف خود را دسته بندی کنید. برای مثال کارهای خلاقانه، امورمالی /ارقامی و غیره. این کار به شما کمک می‌کند تا سریع‌تر و به شکل موثرتری از یک کار به سراغ کار دیگر بروید.
هوش جمعی خود را ارتقاء دهید. هدف از مطرح کردن خلاقانه مسائل این است که بدانیم که ما پاسخ‌های کاملی برای آن‌ها نداریم. چگونه می‌توانیم این مسائل را حل کنیم؟ دانش عمیق و تخصصی، یک چیز نادر و ارزشمند است. به جای آن که سعی کنیم تمام کارها را خودمان انجام دهیم (سخت کار کردن)، باید با افرادی در ارتباط باشیم که کارشناس هستند و تخصص آن‌ها را به کار بگیریم (هوشمندانه کار کردن). هوش جمعی که ما آن را " اتاق ایده‌ها" می‌نامیم در واقع تلفیقی است از بهترین و درخشان‌ترین‌ها در حوزه صنعت/ جاویژه که مشاوره‌هایی را ارائه می‌دهند که برای ارتقاء پروژه به سطحی که ممکن است خارج از عهده یک فرد باشد، لازم هستند. به طور خلاصه: ما می‌دانیم که چه چیزهایی را نمی‌دانیم و این نکته خوبی است.
