روش هایی برای داشتن یک جلسه کاری مفید و موفق
سبک زندگی › کار و تجارت
- 97/09/23
چگونه یک جلسه کاری مفید و موفقی داشته باشیم
همان قدر که آراستگی و خوش لباس بودن شما در این جلسات مهم است چگونگی رفتار و برخوردتان هم از اهمیت ویژه‌ای برخودار است. فرقی نمی‌کند این جلسات درون سازمانی باشد یا برون سازمانی، آداب معاشرت قواعد مشترکی را برای تاثیرگذاری بیشتر شما در این موقعیت مطرح می‌کند. جلسات باید همیشه یک هدف کاملا مشخص داشته باشند. هیچ گاه برای گپ و گفتگوی دوستانه دور هم جمع نشوید. جلسات نیاز به زمان بندی دارند و هر کس که در آن شرکت می کند باید بداند که محدودیت زمانی وجود دارد. در جلسات تنها افرادی باید شرکت کنند که حضورشان در جلسه ضروری است. حضور تعداد زیادی از افراد که هدف خود را از حضور در جلسه نمی دانند و چارچوب زمانی مشخصی ندارند، به راحتی می تواند جلسه را خراب کند.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید یک دستور کار قوی ارائه دهید
همیشه هدفی مشخص برای جلسه داشته باشید و امکان برقراری ارتباط در سطح گسترده را فراهم کنید.این بخشی از آمادگی شما برای داشتن یک جلسه‌ی کاری موفق است. دستور کار قوی شما را در مسیر نگاه می‌دارد تا با تمرکز بیشتر بتوانید بدون انحراف از موضوع جلسه مباحث را کنترل و مدیریت کنید. کسانی را که در جلسه شرکت می کنند به افرادی که حضورشان برای تحقق اهداف جلسه ضروری است، کاهش دهید. تحقیقات و مطالعات مورد نیاز را قبل از جلسه انجام دهید.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید خوش قول باشید
اطمینان حاصل کنید که در زمان مناسب به قرارتان می‌رسید و زمان کافی برای آماده شدن پیش از شروع جلسه را دارید. به یقین شما نمی‌خواهید به اتلاف وقت دیگران و وقت نشناسی متهم شوید. این اولین قدم برای جلب اعتماد طرف مقابل‌تان است. جلسه را به موقع شروع کنید و به موقع به پایان برسانید.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید با صدای واضح و رسا صحبت کنید
هیچ چیز بدتر از این نیست که در جلسه‌ای کاری به خاطر عدم وضوح گفته‌هایتان افراد مدام در حال پرس‌وجو از یک‌دیگر باشند. آرام صحبت کردن بیش از حد و یا فریاد زدن می‌تواند اعتبار حرفه‌ای شما را تحت تاثیر خود قرار دهد. بهتر است قبل از جلسه برای کنترل آوای صدای‌تان تمرین کنید. شمرده و با توناژ مناسب حرف زدن یکی از نکات تاثیرگذار در وجهه‌ی کاری شماست.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید افراد ناشناس جلسه را معرفی کنید
اگردرجلسه افرادی حضور دارند که با یک‌دیگر آشنایی ندارند در صورتی که شما سِمتی در آن جلسه دارید و تمام افراد را می‌شناسید باید آن‌ها را به جمع حاضر معرفی کنید. برای این کار باید ابتدا از معرفی فردی که بالاترین جایگاه شغلی را در آن جلسه دارد آغاز کنید.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید صحبت دیگران را قطع نکنید
این به هیچ عنوان نمی‌تواند رفتار مودبانه و یا پذیرفته‌ای باشد که در میان گفته‌های فردی به میان آمده و صحبت‌های خود را بیان کنیم. این کار درست مثل این است که وقتی در جمعی حضور داریم دیگران را کنار زده یا هل دهیم تا به جلو برویم.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید به همه افراد حاضر در جلسه توجه کنید
در طول جلسه و به خصوص در هنگام صحبت کردن سعی کنید به تمام افراد حاضر در جلسه توجه داشته باشید این کار را می‌توانید با برقراری ارتباط چشمی انجام دهید. همچنین بدون توجه به جایگاه شغلی افرادی که در حال صحبت هستند به آن نگاه کرده و نشان دهید که به گفته‌هایشان بها می‌دهید.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید تلفن همراه خود را در معرض عموم قرار ندهید
بسیاری از مردم در طول جلسات تلفن های خود را بر روی میز می گذارند. این کاری درستی نیست حتی اگر در حالت سکوت باشد ایجاد نور یا نویز آن می تواند جلسه را منحرف کند. بهترین کار این است که تلفن همراه خود را در جیب‌تان قرار دهید در حالت سکوت با ویبره بگذارید و در صورت نیاز از جمع اجازه گرفته و برای تماس و یا ارسال پیام اتاق را ترک کنید. ارسال پیام در جلسه‌ی کاری و حضور دیگران رفتار بی ادبانه‌ای به شمار می‌رود.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید تمام سوالات را برای پایان جلسه نگذارید
سوالات خود را در طول جلسه و در زمان‌های مناسب بپرسید. به قطع دوست ندارید شما آن فردی باشید که شروع به پرسیدن سوالات و بیان نکته‌های غیر ضروری می‌کند آن هم درست در زمانی که همه در حال آماده شدن برای به پایان رساندن جلسه هستند.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید صحیح بنشینید
زمانی که در جلسه‌ای حضور پیدا می‌کنید باید ارتفاع صندلی خود را تنظیم کنید به گونه‌ای که برابر با سطح نشستن سایر افراد حاضر در جلسه و به خصوص فرد مقابل شما باشد. پایین بودن سطح صندلی شما به نسبت دیگران تصویر یک کودک که بر روی صندلی نشسته را به ذهن متبادر می‌کند.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید عادات عصبی خود را کنار بگذارید
از بروز عادات عصبی معمول خود اجتناب کنید. حرکاتی مانند ضربه زدن با خودکار بر روی میز، تکان دادن پاها و رفتارهایی از این دست وجهه‌ی شغلی شما را خدشه‌دار می‌کند.
برای اینکه جلسه کاری مفیدی داشته باشید باید زمانی برای استراحت در نظر بگیرید
زمانی که جلسات کاری بیش از 1 ساعت و نیم به طول می‌انجامد باید یک زمان استراحت 20 دقیقه‌ای در نظر گرفت و چنان‌چه به موقع صرف غذا نزدیک بود باید این زمان را به 30 دقیقه افزایش داد.
