آشنایی با تکنیک های موثر برای مدیریت زمان
سبک زندگی › مهارت اجتماعی
- 97/11/08
مدیریت زمان یک ضرورت است.این اولین چیزی است که شما باید در مورد مدیریت زمان باید بدانید.مهم نیست که شما چقدر نظم دارید، ما همه فقط 24 ساعت در روز وقت داریم.زمان تغییر نمی کند. تنها چیزی که ما باید از عهده ی آن بر بیاییم خودمان و کارهایی است که در این مدت محدود انجام می دهیم.قدر زمان را بدانیم. این مسئله باید در ما نهادینه بشود. برای خود هدف مدیریت زمان بوجود بیاورید : فراموش نکنید که تمرکز مدیریت زمان تغییر رفتار ماست نه تغییر دادن زمان.بهترین شکل شروع این فرایند محدود کردن دزدان زمان است.برای یک هفته برای مثال با خود قرار بگذارید که در حین انجام فعالیتی مهم مثل کتاب خواندن، پاسخ گویی به ارباب رجوع و غیره قرار نیست به هیچ عنوان به تماسی پاسخ دهید.برای خود برنامه مدیریت زمان بسازیدهدف تغییر رفتار ما در طول زمان برای رسیدن به اهدافی است که تنظیم کرده ایم.پس برای این کار باید هدفی را در نظر بگیرید و آن را تا به سرانجام رسیدن دنبال کنید.
از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید.چه بخواهید که از زمان سنج استفاده کنید چه نرم افزاری روی موبایل خود اولین قدم این است که:بدانید زمان به چه شکل دارد سپری می شود و برنامه ریزی داشته باشید که چگونه می خواهید از زمانی که در دسترس دارید در آینده استفاده کنید.نرم افزار های زیادی مثل outlook یا wunderlist کمک شایانی به شما در برنامه ریزی خواهند کرد.
کارهای خود را بر اساس اولویت طبقه بندی کنید.شما روزانه اول صبح می توانید کارهای خود را مشخص و اولویت بندی کنید.بعدا متوجه خواهید شد که خیلی از کارها حتی آنقدر مهم نیستند که انجام دهید و آنها را از لیست خود حذف کنید.عادات خوب بوجود بیاورید.همانطور که عادت های بد را به راحتی می شود یاد گرفت عادت های خوب هم به همان راحتی قابل یادگیری هستند.عادات بدی که باعث می شود زمان شما دزیده شود را پیدا کنید.آنها را با عادات خوب جایگزین کنید.
مدت زمان انجام کار را محدود کنید.یکی از ترفند های بسیار موثر مدیریت زمان همین محدود کردن مدت زمان برای انجام کاری است.برای انجام هر کاری از قبل مشخص کنید که چه زمانی باید آن کار تمام شود.ضمن اینکه کارهای من با نظم بیشتری انجام خواهد گرفت زمان بیشتری هم برای انجام کارهای دیگر خواهم داشت.
توجه داشته باشید هرگاه زمان کافی برای انجام کاری را داشتید، آن را قبول کنید، چرا که ممکن است نتوانید آن کار را به موقع انجام دهید. توانایی نه گفتن که خیلی از ما از ان عاجز هستیم بزرگترین دزد زمان ما می باشد. بارها براتون پیش اومده که کارای خیلی مهمی داشتید و وقتی یکی دیگه ازتون کاری رو میخواد که انجام بدین به دلیل اینکه نمیتونید نه بگید، مجبور میشید اینکارو انجام بدین و چه بسا که اون کار خیلی وقت گیر باشه و شما از تمامی کاراتون میمونید و در آخر با خودتون میگید که ای کاش این کار رو قبول نمیکردم. قبل از اینکه بخواین درخواستی رو قبول یا رد کنید زمانی رو واسه بررسی پیشنهادی که به شما میشه اختصاص بدید. نگاهی به تقویم کاری خودتون بندازید و بررسی کنید و مطمئن شوید که این تصمیم چقدر برای شما سود و ضرر دارد. میتونید بررسی کنید آیا میتونید درقبال کاری که قرار است انجام بدید میتونید از طرف مقابلتون بخواین که اونم برای شما کاری رو انجام بده و آیا اون شخص برای شما وقت خواهد گذاشت یا خیر.
روی یک کار متمرکز شوید: یک مکان مناسب برای انجام کار مورد نظرتان انتخاب کرده و تمامی مواردی که باعث حواسپرتی شما می شود را از خود دور سازید. این تکنیک که در بخش پومودورو توضیح داده میشود. بیشتر به این ضرب المثل اشاره میکنه که چندتا هندوانه رو با یک دست نمیتوان گرفت. خیلی از ما وقتی درگیر کاری میشویم دوست داریم کارهای دیگر رو هم کنار آن انجام بدیم و تمرکز خودمون رو روی کارهای مختلف میذاریم و در آخر هیچیک از کارها رو نمیتونیم به درستی انجام بدیم.برای اینکه بدونیم چگونه زمان را مدیریت کنیم باید خوب فکر کنیم و نقاط مثبت و منفی کارمون رو به درستی بسنجیم با اینکار در جهت بدست آوردن مهارت مدیریت زمان قدم برداشته ایم.
کار خود را به تاخیر نیاندازید. اگر به موقع کاری را شروع کنید قادر خواهید بود آن را تا پایان مدیریت کنید. به خاطر داشته باشید انجام هیچ کاری مشکل نیست، اگر و تنها اگر مصمم به انجام آن باشید.هروقت تصمیم گرفتید کاری رو انجام بدید همون موقع برای اون کار رفتار کنید. یه رفتار کوچیک هم کافیه. چون وقتی شخص تصمیم میگیره کاری رو انجام بده تو همون لحظه انرژی و انگیزه بالایی واسه انجام دادنش داره و اگه اونو به تاخیر بندازه کلا فراموشش میکنه و این تنبلی مانع از انجام دادنش میشه . مثلا اگه میخواین کتابی رو بخونید همون موقع پاشید و چند صفحه ای از اون رو ورق بزنید یا اگه میخواین کلاس زبان ثبت نام کنید همون موقع به چندتا آموزشگاه زنگ بزنید. خلاصه رفتاری رو از خودتون نشون بدید که هم انگیزه شما رو بالا ببره و هم شما رو به انجام اون کار متعهد کنه.
اکثر ما دچار وسواس شده و به جزئیات زیاد اهمیت می دهیم. درواقع این همون کمالگراییه. بعضی از افراد وقتی میخوان کاری رو انجام بدن حتما میخوان تو انجام اون کار به خودشون نمره بیست بدن و به نوزده و نیم و نوزده قانع نمیشن. البته این در بعضی موارد خوبه ولی در اکثر موارد موجب میشه ما زمان رو از دست بدیم. مثلا قراره کاری رو انجام بدن که انجام دادنش کلا 20 تا 30 دقیقه زمان میبره ولی اینقدر درگیر جزئیات میشن که این کار روزها زمان میبره و مهمترین کارهای خودشون رو از دست میدن و یا زمان لازم برای انجام دادنش ندارن.بهترین روش این است که نگاهی به گذشته خود انداخته، از آن درس گرفته و سعی کنید به آینده کاری که قرار است انجام دهید فکر خود را معطوف کنید، تا بتوانید به هدف خود برسید.
هنگامی که کارها را به دنبال هم انجام می دهید نمی توانید درک درستی از آنچه که انجام می دهید داشته باشید. در حین انجام کارهایتان سعی کنید زمانی را برای آرامش و استراحت درنظر بگیرید تا مغزتان بتواند نفسی تازه کند.بدن انسان همچون یک ماشین میمونه که وقتی زیاد کار میکنه نیاز به استراحت و خنک شدن دارید.اگه شمابخواین از بدنتون زیاد کار بکشید به اصطلاح آب روغن غاطی میکنه و دیگه انگیزه لازم و انرژی لازم برای انجام ادامه کارها رو نخواهید داشت. باید بین کارهاتون حتما زمانی رو برای تفریح و استراحت اختصاص بدید. خودتون رو از اون فضای کاری دور کنید و ذهنتون رو از اون فضای کاری کلا خارج کنید به موضوعات کاری فکر نکنید. این کار باعث ریکاوری ذهن شما خواهد شد و باعث میشه کار بعدی رو با همان انگیزه و انرژی اولیه انجام بدین.
طبق تحقیقات انجام شده بین سالم زندگی کردن و بازدهی کارها رابطه مستقیمی وجود دارد. به یاد داشته باشید خواب کافی، ورزش کردن و غذای سالم انرژی شما را در حد مطلوبی نگه می دارد. با ورزش کردن خستگی و کسالت از بدن شما رفع میشه و انرژیتون دوباره برمیگرده. تغذیه سالم رو نیز فراموش نکنید برای اینکه بتونید به خوبی مدیریت زمان داشته باشید باید سوخت اینکار رو تهیه کنید و این سوخت با ورزش کردن و استراحت کافی تامین میشه.
داشتن نظم و ترتیب موجب صرفه جویی در وقت و هزینه می شود. یک سیستم بایگانی برای پرونده ها فراهم کنید و مطمئن باشید همه چیز درجایی ذخیره خواهد شد.کامپیوتر خونتون رو در نظر بگیرید، شما مطالب زیادی رو فقط داخلش کپی میکنید و حجم زیادی از اطلاعات رو وارد اون میکنید. حال بعد گذشت یه مدت شما میخواین این مطالب رو پیدا کنید. مطمئنا اینجا فراموش کردید که چه مطلبی رو کجا ریختید و الان به مشکل خوردید و نمیتونید اون مطلب رو پیدا کنید و همین امر باعث میشه زمان زیادی رو از دست بدید و به دنبال مطلبتون سرچ کنید. بعد از گذشت چند ساعت یا اصلا مطلب رو پیدا نمیکنید و یا وقتی بهش میرسید اینقدر خسته شدید که دیگه میلی به اون ندارید. دقیقا کارهای ماهم مثل همین میمونه.
