چگونه یک محل کار مرتب و منظم داشته باشیم
سبک زندگی › کار و تجارت
- 97/10/29
ابتدا تمام وسایل بلااستفاده یا به عبارتی “آشغال” را بدون معطلی به سطل آشغال بیاندازید. وسایلی کم استفاده که در طول زمان به میز کار شما منتقل شده اند را در یک کمد گذاشته یا به خانه ببرید.سطل یا سبد بزرگی را پیدا کنید و برگه‌های اضافی را که نیاز به بررسی دارند، به طور موقت داخل آن بریزید. در طول دفتر کار حرکت کنید و تمام ورق‌های بی‌استفاده را داخل سبد بریزید. فایل و کمدها را نیز با دور ریختن برگه‌های اضافی خلوت کنید. این کار را در مورد میز تحریر و کشوها ادامه دهید. روزنامه‌ها و مجلات قدیمی، آگهی‌ها و مطالب تاریخ گذشته را با یک بند به هم گره زده، برای بازیافت کنار بگذارید. میز کار خود را از هر چیز -قابل استفاده و غیر قابل استفاده- خالی کنید و همه ی وسایل را در یک گوشه قرار دهید.پس از نظافت اولیه، حالا با مجموعه ای از وسایل روبرو هستید که قطعا به آن نیاز خواهید داشت اما به هیچ عنوان منظم نیستند. از این رو، وسایل را به ۴ دسته ی متفاوت تقسیم کنید: ابزار آلات نوشتاری ، کتاب ها و دفتر ها ،کاغذ ها ، ابزار دفتری مانند ماشین دوخت، ماشین حساب و…حال هر مجموعه را در بخش خود قرار دهید. کتب مورد استفاده را نزدیک تر و کتاب های بلااستفاده را در قفسه بچینید. قطعا در لا به لای برگه های کاری، کاغذ هایی وجود خواهد داشت که اسامی و شماره تلفن افراد مختلف نوشته شده است، در این صورت یک دفترچه تلفن یا تقویم را به این کار اختصاص داده و تمامی شماره ها و نام ها را به آن انتقال دهید.یادداشت‌ها، پیغام‌ها و سایر اطلاعات نوشته شده روی تکه‌های کاغذ را در یک دفترچه یادداشت وارد کنید. پوشه‌ها و مدارک را در جای درست خود قرار دهید. روی آن‌ها درست برچسب بزنید.
مهم ترین بخش این آموزش دوام در تمییز نگه داشتن محل کار است. مرامل بالا حد اقل یک روز وقت شما را خواهد گرفت و در صورتی که این مرحله را اجرا نکنید در طول یک هفته به حالت شلوغ و شلخته ی قبل باز خواهید گشت. برای دوام در تمییز نگه داشتن محل کار نکاتی وجود دارد که بسیار به شما کمک میکند.
به نامه های دریافتی در همان لحظه رسیدگی کنید. رسیدگی به این معنی نیست که در همان آن بایستی کار انجام شود، چرا که در این صورت به کار های عقب مانده ی خود نمیرسید. رسیدگی به این معنی است که به محض دریافت یک نامه یا کاغذ، بهترین تصمیم را برای آن بگیرید. اگر میخواهید بررسی کنید، اگر میخواهید بر روی نامه تاریخ و ساعت بررسی خود را بنویسید و آن را در کشو قرار دهید.به جای کف دست از برچسب های رنگی استفاده کنید! نوشتن اطلاعاتی در کف دست حتما برای همه پیش آمده است. به عنوان جایگزین میتوانید از کاغد های رنگی برچسبی استفاده کنید. حتی می توانید هر رنگ را به موضوع خاصی اختصاص دهید.پروژه های نیمه انجام شده را بر روی میز خود قرار ندهید. یکی از کشو های میز خود را به پروژه های نصفه نیمه اختصاص دهید و بدانید که این کشو فقط و فقط مربوط به کار های نیمه تمام شماست.
تمیز کردن وسایل: برای این مرحله میتوانید از یک دستمال مرطوب آغشته به شوینده ملایم برای تمیز کردن کامپیوتر، پد ماوس، کیبورد، پرینتر، دستگاه کپی، اسکنر و روی میزها استفاده کنید. برای تمیز کردن درزها و شکاف‌هایی مانند کلیدها و کیبورد که دسترسی به آن‌ها سخت است، از گوش پاک‌کن آغشته به الکل یا مواد شوینده ملایم استفاده کنید. صندلی‌ها و پارتیشن‌ها را تمیز کنید. بیرون و داخل کابینت‌ها را با دستمال و مواد شوینده پاک کنید. از ماده ضدعفونی‌کننده برای تمیز کردن گوشی تلفن، هدفون و ماوس استفاده کنید. لکه‌های چای، قهوه و نوشابه را با دستمال و آب گرم برطرف کنید. لکه‌های جوهر، مارکر یا شبرنگ روی سطوح سخت مانند میز را با ریختن چند قطره الکل سفید روی آن‌ها و بعد از چند دقیقه صبر کردن با یک دستمال نرم پاک کنید. قاب‌عکس‌ها و کتابخانه را با دستمال مرطوب گردگیری کنید. جاروبرقی بزنید و کف دفتر را با یک طی آغشته به وایتکس تمیز کنید. وسایل بازیافتی (مانند کاغذ، شیشه، مقوا، قوطی‌های آلومینیومی، پلاستیک، مبلمان اداری بی‌استفاده) را به مراکز بازیافت داده و بقیه را دور بریزید.
